Virallisten papereiden säilytysaika

Virallisten papereiden säilytysaika

Säilytysajat kirjanpitolaissa ja muussa lainsäädännössä

Ennakkoperintälaissa säädetään palkkakirjanpidon säilyttämisestä. Palkkakirjanpito on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisestä noudattaen muuten mitä kirjanpitolaissa säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Muistiinpanot ja tositteet on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin suoritus on maksettu.

Keskustele vapaasti aiheesta kuin aiheesta

Keskustele vapaasti aiheesta kuin aiheesta

Olen törmännyt usein siihen, ettei välttämättä tiedetä miten papereita säilytetään. Tuloksena on paperinippuja lipastonlaatikoissa ja työpöytien kulmilla. Aina ei edes tiedetä mitä kuuluu säilyttää, joten säilytetään kaikki tai ei mitään.

Kirjanpidon ja tilinpäätöksen säilyttäminen

Kirjanpidon ja tilinpäätöksen säilyttäminen

Yrittäjänä sinun kannattaa kiinnittää eritystä huomiota kuittien ja laskujen säilyttämiseen. Veroilmoitukseen ei enää ole voinut liittää kuitteja ja tositteita vuosiin, mutta verottaja voi kuitenkin pyytää saada nämä kuitit nähtäväksi. Tässä tilanteessa on hyvä pitää mielessä nämä perussäännöt:

Miten ja kuinka pitkään kirjanpitoaineistoa tulee arkistoida

Miten ja kuinka pitkään kirjanpitoaineistoa tulee arkistoida

Talletettava asiakirja voi olla esimerkiksi paperinen asiakirja, valokuva, dia, filmi, video, äänite tai atk-tallenne. Osa siakirjoista on säilytettävä määräaikaisesti tai ikuisesti.

2.    Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen

2.    Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen

Asiakirjahallinnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkea asiakirjatiedon suunnitelmallista käsittelyä sen tuottamisesta aina loppusäilytykseen saakka. Asiakirjahallinta on siis eräänlainen kattokäsite, joka kattaa kaiken asiakirjojen hallinnoinnin ja arkistoinnin koko niiden elinkaaren ajan.

Kirjanpitoaineiston säilytys 1.1.2016 voimaan tulleen lain mukaan — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

Kirjanpitoaineiston säilytys 1.1.2016 voimaan tulleen lain mukaan — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet

Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan. Keskeisiä asiakirjahallinnan suunnittelun välineitä ovat asiakirjahallinnon organisointi ja järjestäminen, ​​​​ lait ja asetukset ja niiden perusteella annetut määräykset ja ohjeet. Lainsäädännöstä esimerkkinä ovat keskeisimmät säädökset kuten kuntalaki, arkistolaki, julkisuuslaki, henkilötietoon liittyvä säännöstö, hallintolaki, sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa​​ ja useat toimiala- ja tehtäväkohtaiset säädökset.

Mitä yhdistyksen pitää arkistoida? Yhdistyksen lyhyt arkistointiohje

Arkistojen asiakirjat ovat vielä vuosienkin jälkeen tärkeitä, kun selvitellään vanhoja asioita ja etsitään tietoja. Ne ovat myös korvaamattomia lähteitä historiantutkimuksessa. Lisäksi niistä voidaan tarkistaa yhdistyksen tekemiä päätöksiä. Arkisto on paitsi yhdistyksen myös yhteisön muisti.

Kirjanpitoaineisto – Mitä kirjanpitäjälle kuuluu toimittaa?

Niin helppoa kuin kirjanpitoaineiston toimittaminen muovipussissa onkin, ei se kuitenkaan tarjoa etua asiakkaalle eikä kirjanpitäjälle. Selvitystyöhön kuluu aikaa, ja tällöin myös kirjanpidon kulut nousevat. Tärkeintä ei ole se, että tositteet ovat tiliotteen mukaisessa järjestyksessä, vaan se, että kaikki tositteet on tuotuna.