Asiakirjojen säilytys

Asiakirjojen säilytys

Yrityksen kirjanpidon ja kuittien säilytys – nämä asiat yrittäjän on hyvä tietää kirjanpitoaineiston arkistoinnista

Asiakirjojen säilyttämisen määrää niiden sisältämän tiedon arvo. Niitä käytetään tulevan toiminnan suunnittelun pohjana ja menneiden tapahtumien valvontaan. Lisäksi asiakirjoilla on oikeudellista todistusarvoa esim. jäsen- tai omistusoikeuksien osoittamiseksi.

Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysaikoja

Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysaikoja

Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet

Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan. Keskeisiä asiakirjahallinnan suunnittelun välineitä ovat asiakirjahallinnon organisointi ja järjestäminen, ​​​​ lait ja asetukset ja niiden perusteella annetut määräykset ja ohjeet. Lainsäädännöstä esimerkkinä ovat keskeisimmät säädökset kuten kuntalaki, arkistolaki, julkisuuslaki, henkilötietoon liittyvä säännöstö, hallintolaki, sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa​​ ja useat toimiala- ja tehtäväkohtaiset säädökset.

Tuontitullauksen asiakirjojen arkistointi

Tuontitullauksen asiakirjojen arkistointi

Jokaisen tuojan eli tavaranhaltijan on huolehdittava tullausasiakirjojen arkistoinnista, kun tulli-ilmoitus on annettu sähköisesti. Asiakirjoja ei toimiteta Tulliin arkistoitaviksi. Sen sijaan paperisena annetut tuonti-ilmoitukset liitteineen arkistoidaan yhä Tullissa.

Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto

Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto

Arkistolaitos on antanut 3.8.2010 määräyksen/ohjeen Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Siinä on mm. lueteltu useimmissa organisaatioissa esiintyvät asiakirjat ja asiakirjalliset tiedot, jotka arkistolaitos on määrännyt pysyvästi säilytettäviksi.

2.    Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen

2.    Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen

Asiakirjahallinnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkea asiakirjatiedon suunnitelmallista käsittelyä sen tuottamisesta aina loppusäilytykseen saakka. Asiakirjahallinta on siis eräänlainen kattokäsite, joka kattaa kaiken asiakirjojen hallinnoinnin ja arkistoinnin koko niiden elinkaaren ajan.

Palkka- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat

Palkka- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat

Palkka- ja henkilöhallinnon asiakirjojen säilytysajat määräytyvät eri lakien pohjalta. Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Palkkahallinnon tositteisiin vaikuttaa tämän lisäksi ennakkoperintälain säädökset ja työaikalain, vuosilomalain ja työsopimuslain kanneajat sekä tulorekisteri.

Tietosuoja-asetus ja digitalisaatio muuttavat arkistointia

Opinnäytetöissä on selvitetty asiakirjojen säilytysaikoja sekä lakien ja asetusten vaikutusta arkistointiin. Digitalisaatio luo uusia mahdollisuuksia asiakirjahallinnon hoitamiseen, kun taas Euroopan Unionin tietosuoja-asetus on tuonut lisää vaatimuksia yhdistysten ja säätiöiden henkilötietojen käsittelyyn.

Helpota tositteiden säilyttämistä digitaalisilla ratkaisuilla

Luottokorttiostojen kuitteja kannattaa säilyttää siihen saakka, kunnes luottoyhtiö on laskuttanut ostoksen ja edelleen vielä kolmen vuoden ajan. Erityisesti ulkomailla luottokortilla tehdyistä ostoksista kannattaa säilyttää kuitit.